Tahapan Cara Melakukan Investigasi Dan Kesalahan Dalam Investigasi

Swanara- Memulai investigasi tidaklah mudah ada beberapa cara dan teknik yang perlu dipahami terlebih dahulu untuk memulai suatu investigasi.

Pengertian Investigasi
Investigasi adalah tindakan yang perlu dilakukan, biasanya dilakukan sebagai tindak lanjut dari suatu penyimpangan atau kegagalan system, peralatan maupun proses.

Tindakan investigasi berguna untuk menemukan akar permasalahan yang menjadi sebab terjadinya kegagalan atau penyimpangan untuk kemudian membuat rencana tindakan perbaikan dari kegagalan/penyimpangan tersebut serta rencana tindakan pencegahan yang memungkinkan kegagalan yang sama tidak terulang kembali dimasa yang akan datang. Walaupun kurang populer, sebenarnya kegiatan investigasi juga bisa ditujukan untuk suatu system atau proses yang sudah dianggap baik, yang akan dijadikan sebuah model yang akan diimplementasikan kepada system atau proses lain. Jadi lebih bersifat untuk tujuan improvement.

Tahapan Cara Melakukan Investigasi dan Kesalahan dalam Investigasi
Tahapan Melakukan Investigasi.

Untuk Memperoleh Data Berita
Harus dipahami bahwa investigasi adalah kegiatan untuk mengungkap sebuah fakta atau suatu kejadian berdasarkan informasi atau bukti bukti nyata yang diketemukan.

Ibarat sebuah permainan puzzle, kepingan puzzle sudah tercerai berai dan tujuan dari investigasi adalah menemukan sekaligus menyusun kepingan kepingan puzzle tersebut sehingga membentuk sebuah kata.

Ini tidak mudah, karena kegiatan investigasi perlu keahlian khusus, perlu mempelajari metode metodenya, menguji kebenaran dari beberapa “kepingan puzzle” yang diketemukan untuk kemudian menyusun kepingan kepingan tersebut sehingga dapat mengarah kepada kesimpulan yang benar.

Tahapan Melakukan Investigasi (Sederhana)
Beberapa tahapan dalam melaksanakan investigasi adalah sebagai berikut:

Metode Investigasi Suatu Kejadian dan Contohnya
Metode Observasi Memperoleh Data dalam Membuat Berita
Mendapatkan latar belakang atau kronolgis dari timbulnya penyimpangan atau kegagalan.

Hal ini penting karena dari informasi yang lengkap tentang kronolgis inilah dapat dilakukan identifikasi masalah yang benar.

Carilah dari informasi yang benar tentang kronolgis terjadinya kegagalan atau penyimpangan, dari sumber sumber yang terpercaya misalnya :

pelaksana, orang menyaksikan langsung dilokasi, orang yang terkena dampak langsung, orang yang menerima produk cacat dsb.

Melakukan identifikasi masalah.

Identifikasi masalah perlu dilakukan guna untuk menentukan tujuan investigasi, supaya investigasi yang dilakukan berjalan menuju kearah yang benar.

Investigasi yang salah arah hanya akan membuang sumber daya, hasilnya tidak bermanfaat sama sekali
Menentukan Tujuan Investigasi.

Tujuan investigasi harus dapat mengarahkan investigasi kearah pencarian fakta tersembunyi tentang sebab sebab dari sebuah penyimpangan yang sudah teridentifikasi dengan jelas untuk kemudian mencari tindakan yang tepat guna mengurangi kerugian yang mungkin timbul, serta mencegah terulangnya kembali kejadian tersebut.

Menetapkan ruang lingkup investigasi. Pembatasan ini bertujuan agar kegiatan investigasi lebih fokus pada tujuan, berjalan lebih sytematis, lebih efektif.

ada kejelasan bagian mana yang menjadi tanggung jawab team investigator dan bagian mana yang diluar tanggung jawab.

Sehingga tidak ada keraguan sedikitpun dalam mempertanggung jawabkan setiap hasil investigasi.

Analisa akar masalah perlu dilakukan untuk menemukan akar permasalahan apa yang menyebabkan terjadinya kegagalan.

Ada beberapa metode yang dapat dipakai untuk melakukan penggalian ini, misalnya dengan Why Why analysis atau
Melakukan kajian resiko.

Kajian Resiko perlu dilakukan untuk menghitung besarnya dampak yang mungkin timbul dari sebuah penyimpangan atau kegagalan, serta besarnya peluang terjadinya.

Hal ini sangat perlu untuk menetapkan jenis tindakan apa yang harus dilakukan, tindakan mana yang perlu didahulukan, serta resiko apa yang dapat diabaikan.

Salah satu metode yang biasa digunakan adalah metode FMEA (failure mode effect analysis), namun selain metode ini tentu masih banyak juga metode yang lain yang dapat digunakan.

Penatapan tindakan perbaikan dan pencegahan.

Inilah sebenarnya buah dari sebuah investigasi, tindakan perbaikan dan pencegahan.

Investigasi tanpa rekomendasi tindakan perbaikan dan pencegahan hanyalah sia sia tidak ada gunanya.

Investigasi yang baik akan menghasilkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang efektif untuk mengurangi dampak serta mencegah terulangnya kembali problem yang sama.

Kesalahan Investigasi
Beberapa kesalahan dalam melakukan investigasi adalah sebagai berikut:

Terlalu cepat mengambil kesimpulan, kesimpulan hanya diambil dari “sepotong kepingan puzzle” yang bahkan kadang kadang belum diverifikasi kebenarannya.

Orang kadang tidak menyadari akan hal ini, bahkan sering dianggap hebat karena bisa melakukan investigasi secara cepat.

Namun kesimpulan yang salah arah ini mengakibatkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang kurang efektif, karena akar permasalahan yang sebenarnya belum tersentuh.

Tidak melakukan verifikasi terhadap kebenaran kepingan puzzle.

Oleh karena itu setiap informasi yang kita terima kemudian diuji kebenarannya.

Hanya informasi yang lulus uji inilah yang kita jadikan dasar untuk mengambil kesimpulan. Namun perlu diingatkan pembatasan ini jangan sampai menghalangi proses penggalian informasi.

Pada tahap penggalian informasi maka catatlah semua informasi yang masuk tanpa terkecuali, galilah dari semua sumber yang terkait baik langsung maupun tidak langsung.

Baru setelah melewati tahap ini dilakukan brain stroming dengan team ahli untuk menguji kebenaran informasi.

Tidak dilakukan identifikasi masalah secara jelas sehingga investigasi tidak jelas tujuannya. Akibatnya menghasilkan kesimpulan yang tidak jelas pula. Akhirnya CAPA-nya menjadi kurang efektif, dan problem yang sama terulang kembali.

Tidak ada pembatasan ruang lingkup investigasi. Sesudah melakukan identifikasi masalah dan menetapkan tujuan investigasi maka ruang lingkup investigasi harus ditetapkan supaya jelas batasannya.

Hal ini untuk memudahkan dalam pelaksanaan invesigasi, lebih focus ke target investigasi, lebih sistematis serta menetapkan batas tanggung jawab dari team investigasi.

Bila perlu kita juga harus menyebutkan hal hal yang mungkin sebenarnya terkait namun karena kondisi tertentu tidak memungkinkan dimasukan kedalam cakupan investigasi.

Penggalian akar permasalahan kurang dalam.

Kadang kala sebuah investigasi yang dilakukan arahnya sudah benar dan namun belum menyentuh ke akar permasalahan.

Hal ini antara lain bisa disebabkan karena kurangnya informasi atau teknik pencarian informasi yang kurang efektif.

Sekali lagi harus disadari bahwa dalam mengawali sebuah investigasi hendaklah investigator jangan membawa prasangka dikepalanya, bersifat netral dan terbuka.

Biarkanlah semua informasi masuk sebanyak banyaknya, carilah dari semua sumber yang mungkin bias diakses, namun jangan mudah terpancing oleh informan informan yang akan berusaha mempengaruhi opini.(redaksi Swanara)